Olá novamente. Espero que você tenha gostado da 2ª CiDWeek. Caso não tenha conseguido assistir a todas as atividades ao vivo, saiba que os vídeos continuam disponíveis aqui: https://youtube.com/GrupoCiDAMO.

Certificados de participação

Os certificados de participação estão disponíveis aqui.

Algumas/alguns palestrantes nos mandaram slides e links referentes às suas apresentações. Essas informações seguem abaixo em ordem alfabética de palestrante.

Angela Bassa

Catarina Pröglhöf (Porto Seguro)

Erika Nagamine

Luiz Hadich e Pedro Campelo (Math Analytics)

Maristela Salles (Grupo Boticário)

Priscilla Koch Wagner (NeuralMed)

Téo Calvo

Estatísticas

Tivemos o fantástico número de 726 inscritas/os, muitas/os das/os quais se inscreveram após o início do evento. O número de participantes acompanhando o evento ao vivo flutuou bastante, tendo um pico de apenas 218 expectadores, proporção compatível com um evento online e gratuito. Dito isso, o número de pessoas assistindo aos vídeos posteriormente continua aumentando. Um exemplo notável é o primeiro vídeo, que em menos de três semanas ultrapassou 1100 visualizações (um valor bem maior que o número de inscritos)!

Melhorias

Na última CiDWeek fizemos um post como este deixando algumas dicas para nós mesmos. Naquela época evidentemente não tínhamos ideia de que o mundo estaria enfrentando um momento tão difícil. As restrições impostas pelas circunstâncias nos impediram de implementar todas as melhorias, ainda assim é possível avaliar o que conseguimos cumprir. Veja o post original aqui.

  • Planejar com mais antecedência: Fizemos isso, e de fato foi bastante importante. As primeiras conversas aconteceram mais de 6 meses antes da realização do evento.
  • Arrumar um coffee break de antecedência: Não se aplica.
  • Preparar a arte com mais antecedência: Conseguimos fazer com um pouco mais de antecedência, mas não muita. O tipo de arte utilizada foi bem diferente, já que não fizemos um flyer físico. Em contrapartida, produzimos muito mais material publicado nas redes sociais. Tivemos muito mais gente envolvida nessa tarefa, o que foi muito importante.
  • Procurar por um lugar com ar condicionado, se tivermos financiamento: Não se aplica.
  • Convidar palestrantes acadêmicos com muita antecedência, e buscar organizadores de sessões: Desta vez utilizamos uma abordagem diferente, separando as apresentações em Apresentações de empresas, Palestrantes convidadas/os (não necessariamente acadêmicas/os) e Palestras submetidas por alunos. As/Os palestrantes convidadas/os e as empresas foram chamadas/os com bem mais antecedência.
  • Separar um tempo para o job fair: Infelizmente não conseguimos fazer um job fair nesta edição. Discutimos bastante a viabilidade de um job fair online, porém nenhum formato pareceu interessante simultaneamente para as empresas e para as/os participantes. No fim, decidimos por apenas pedir os currículos de quem quisesse e enviá-los para as empresas.
  • Contratar fotógrafo (ou media manager): Consideramos um media manager, mas precisaríamos ter financiamento muito antes para conseguir fazer isso.

Como segunda parte desta auto-avaliação, deixamos os seguintes insights e recomendações para as/os organizadoras/es do futuro:

  • Fazer as chamadas separadas em vários forms funcionou: Fica organizado e é fácil de juntar depois.
  • Usar o Restream ou ferramenta similar funciona: Dá pra deixar 2 hosts, é distribuído (não tem problema se um host cair), é fácil para o palestrante.
  • Preparem-se melhor para mandar e-mail em massa: Atentem-se ao limite de destinatários (500 no GMail). Provavelmente vale a pena criar um grupo na próxima vez, e já deixar avisado na inscrição.
  • Manter uma via de contato rápida com cada palestrante e que esteja visível para várias/os organizadoras/os: Por exemplo, um grupo do Whatsapp/Telegram/Signal com várias/os responsáveis, para que todas/os tenham acesso ao histórico de conversas. É importante ver com a/o palestrante qual a plataforma de preferência.
  • Decidir a intro da/o palestrante bem antes: Deixamos para o final. Talvez pedir uma short bio, ou pedir para que a/o própria/o palestrante se apresente no início de sua apresentação, obviamente deixando-a/o ciente com antecedência de que faremos isso.
  • Organizar melhor as palestras submetidas: Se for fazer no estilo acadêmico, precisa de uma antecedência maior, e de organizadores responsáveis por cada sessão.
  • Preparar o pós-evento melhor: Montar os certificados, esboçar o post-mortem, escrever os e-mails seguintes, etc., com antecedência. Foram 3 semanas pra conseguirmos colocar este post no ar.
  • Verificar junto à UFPR a possibilidade de criação de uma logomarca: a Universidade tem pessoal capacitado para ajudar na criação da identidade visual do evento, porém é necessário que isso seja pensado com muitos meses de antecedência.
  • Pensar no cronograma de contatos com as/os palestrantes: É muito difícil organizar o quebra-cabeças da grade horária sem saber quais palestrantes vão aceitar seu convite. Muitas/os demoram pra responder, e se tivéssemos desistido dessas/es, algumas das melhores palestras não teriam acontecido. O envolvimento de muito mais pessoas da comissão organizadora para fazer os primeiros contatos com as/os palestrantes é crucial.

Geração dos certificados

Um dos problemas que sempre aparecem no fim de eventos é montar os certificados. Existem algumas ferramentas pagas que geram certificados, mas resolvemos nos aventurar com scripts. Sendo assim, montamos um modelo para os certificados usando o Canva, e fomos pra linha de comando. Utilizamos a linguagem Julia e o ImageMagick. O resultado está disponível no GitHub, e deve ser fácil de modificar para versões futuras e/ou outros eventos.

Agradecimentos

Agradecemos

  • às/aos integrantes do CiDAMO, que tiveram um trabalho longo e árduo organizando o evento;
  • às/aos palestrantes e empresas que aceitaram nossos convites;
  • ao Alexandre Junqueira, ex-aluno do curso de Matemática Industrial da UFPR, que nos ajudou novamente na organização;
  • a todas/os que nos ajudaram na divulgação do evento;
  • às/aos participantes;
  • à Universidade Federal do Paraná (UFPR), em particular ao Departamento de Matemática (DMAT)